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Les Nouveaux Usages Des Administrateurs De Biens

Les Nouveaux Usages Des Administrateurs De Biens

Publié le : 16/05/2022 16 mai mai 05 2022
Expertise métier

Contexte sanitaire oblige, en 2020 les administrateurs de bien ont dû, comme des millions de professionnels, digitaliser leurs façons de travailler. Un changement qui a du bon, car si la crise a accéléré la transformation numérique des métiers de l’immobilier, les usages de la clientèle, eux, étaient déjà ancrés dans une forme de dématérialisation des échanges et des process (paiement des charges en ligne, signature électronique, lettre recommandée électronique…) 

Plus adaptées aux attentes des clients donc, les pratiques des administrateurs de bien épousent les (r)évolutions sociétales, et c’est tant mieux !

Les facteurs d’un changement des pratiques

Abordons pour commencer les raisons qui amènent les administrateurs de bien à repenser leurs pratiques.

Le contexte sanitaire

Nous venons de l’évoquer : avec la crise sanitaire, presque tous les secteurs de l’économie ont été contraints d’adopter de nouveaux modes de communication et de nouveaux process. Les professionnels de l’immobilier n’ont pas échappé à cette évolution et les administrateurs de bien ont dû se saisir des outils digitaux pour maintenir leur activité. Finalement, ce changement, s’il a été précipité, était déjà latent. La pandémie n’a fait qu’accélérer une évolution bien en cours, voire installée, dans la société.

Les comportements des clients

Le plus souvent, ce sont les comportements des clients qui poussent les professionnels à se réinventer pour coller à leurs exigences. Or, à l’ère d’internet, du e-commerce, des applications, des réseaux sociaux et des dispositifs comme Doctolib, ces attentes de la clientèle vont dans le sens d’une dématérialisation et d’une digitalisation. Les administrateurs de biens doivent donc s’adapter pour embrasser ces usages. Aujourd’hui, les frontières de temps et d’espace n’existent plus : on veut pouvoir tout faire à distance, accéder à son prestataire et à ses données à n’importe quel moment, où que l’on soit.  

Une chose est sûre : l’appropriation des outils digitaux est désormais un acquis.

Le contexte concurrentiel

Les outils digitaux représentent sans aucun doute un avantage concurrentiel. Gain de temps, d’argent, de productivité, d’agilité… Pour rester compétitifs et, à minima, s’aligner sur leur concurrents innovants, les administrateurs de biens ont tout intérêt à adopter des solutions web. 

Nouvel usage #1
Le travail à distance

Le télétravail est bien sûr une conséquence majeure de la pandémie sur les entreprises. Pour les administrateurs de biens, cela signifie que dans une agence les directeur·rice·s, gestionnaires, comptables et assistant·e·s doivent pouvoir travailler de chez eux, même si le télétravail implique en réalité que l’on puisse travailler à distance (donc depuis chez un client, dans un café, dans le train, et même à l’autre bout du monde).  

La crise sanitaire a bien entendu obligé les salariés à travailler à domicile le temps du confinement, mais on peut imaginer que le travail à distance va s’installer durablement dans les usages, même s’il n’est pas permanent.

Cela peut paraître à première vue simple de travailler depuis son domicile, avec un ordinateur et une connexion internet. Oui mais… Chez les administrateurs de bien, le télétravail nécessite que tous les collaborateurs soient en mesure d’avoir accès à leur base de données clients, aux informations de leur portefeuille de gestion locative ou de gestion de copropriété, mais aussi à la comptabilité, aux factures, aux devis, aux bon d’intervention. 

Sans compter que chacun doit pouvoir communiquer et collaborer en équipe sur les dossiers.  

À cet égard, le logiciel utilisé par l’agence joue donc un rôle central. En effet, certains outils de gestion intègrent des messageries internes, des systèmes de partage des tâches, et des fonctionnalités permettant d’assurer une continuité de l’activité.  

Les solutions de gestion immobilière full web hébergées dans le cloud sont une réponse parfaitement adaptée aux besoins d’accessibilité, de partage de l’information et de travail collaboratif.

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Nouvel usage #2
La signature électronique des documents immobiliers

La signature électronique est une vraie révolution dans l’immobilier puisqu’elle permet de se passer de la présence physique de chaque partie et a la même valeur qu’une signature manuscrite. Dans le contexte de distanciation sociale que nous connaissons, elle est donc plus que jamais d’actualité. Baux, mandats de gérance, autorisations de prélèvement, avenants… Tous ces documents peuvent être authentifiés grâce à la signature électronique.

La solution de signature intégrée aux logiciels de gestion locative ou de location saisonnière présente de nombreux avantages :  
  • Elle permet de répondre aux nouvelles attentes de votre clientèle
  • Elle simplifie les contractualisations immobilières car elle s’effectue depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) et il suffit à chaque signataire de disposer d’une adresse mail ou d’un numéro de mobile.   
  • Elle permet de considérablement réduire les coûts car elle dispense de l’impression de grands volumes de documents et des envois postaux 
  • Elle représente un gain de temps pour les mêmes raisons que précédemment, et vous fait gagner en réactivité dans l’approbation des documents immobiliers.  
Bref, c’est du gagnant-gagnant pour les administrateurs de biens, les propriétaires, les locataires, les colocataires et les garants

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Nouvel usage #3
La gestion des documents par l’IA

L’IA s’invite de plus en plus dans les logiciels de gestion immobilière pour faciliter la tâche des professionnels et leur faire gagner du temps. En choisissant le logiciel adapté, les administrateurs de biens peuvent profiter de ces avancées technologiques.  

Parmi elles : l’OCR (reconnaissance optique des caractères). La technologie OCR permet de reconnaître un document et d’en extraire des informations clés de manière intelligente. Par exemple avec la saisie automatisée des factures : les données telles que le fournisseur, la copropriété, les dates, les montants HT, TTC et TVA sont isolées en quelques secondes, permettant ainsi de s’affranchir de cette tâche chronophage de saisie manuelle mais aussi d’éliminer tout risque d’erreur.

De plus, le circuit de traitement par workflow permet un process de validation fluide.  

Les factures dématérialisées sont tracées et classées dans la comptabilité mais aussi dans la GED de la copropriété. Elles peuvent ainsi être diffusées facilement et rapidement aux copropriétaires via leur Extranet.  

L’OCR permet de :  
  • Gagner du temps grâce à la gestion simplifiée et automatisée des factures de syndic 
  • Gagner en productivité grâce à l’élimination des tâches de saisie manuelles et répétitives  
  • Optimiser vos process grâce au traitement fluide par workflow entre le gestionnaire et le comptable et au système de contrôle et validation synthétique des factures 
  • Archiver facilement grâce au classement organisé des factures dans la GED et à leur diffusion dans l’Extranet des copropriétaires.
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Nouvel usage #4
La tenue des AG à distance et le vote par correspondance

La gestion des documents par l'IA
Le confinement soudain de mars 2020 a contraint le gouvernement à prendre des mesures en urgence pour les Assemblées Générales de copropriétaires qui se tiennent habituellement… Au printemps, justement.

Une série d’ordonnances ont été publiées (25 mars, 22 avril, 20 mai) pour le report des AG et le renouvellement des contrats de syndics d’abord, puis pour permettre aux Assemblées Générales de se tenir à distance à partir du 1er juin. Dès lors, ces assemblées pouvaient avoir lieu via la visioconférence. Notons qu’il était déjà possible d’envoyer les convocations par voie électronique depuis la loi ALUR. 

Le vote par correspondance, à travers un formulaire type obligatoire, est également introduit pour les copropriétaires n’ayant pas la possibilité de faire de visioconférence.  

Il apparaît donc essentiel pour les administrateurs de biens d’être dotés d’un logiciel prenant en compte l’évolution de règles leur permettant d’organiser les AG en visioconférence et d’inviter leurs copropriétaires en un clic. 

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Nouvel usage #5
Le suivi des demandes clients

Il s’agit de solutions de ticketing intégrées au logiciel métier permettant de gérer tout type de demande depuis une seule et même plateforme :   
  • Les travaux et intervention sur les lots ou les immeubles (devis, ordres de service, etc…) 
  • Les sinistres d’immeuble et dommages d’ouvrages 
  • Les suivis de contentieux 
  • Ainsi que les autres types de demandes clients.   
Appréciés des clients, ces supports sont un gage de transparence et de réactivité : tous les collaborateurs ont accès aux données, et les clients peuvent suivre le statut de leur demande depuis leur extranet.

La relation entre les administrateurs de biens, les mandants et les prestataires est fluidifiée.

Cette solution permet ainsi de mettre en place un processus bien organisé, de garantir un support client fiable et une satisfaction élevée !

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Quels sont les obstacles à adopter ces nouveaux usages ?

Il existe toutefois des points de réticence qui freinent certains administrateurs de biens à modifier leurs pratiques. Parmi ces obstacles, on peut citer :

L’état d’esprit

Adopter de nouveaux usages dans sa façon de travailler peut faire peur.  Peur de manquer de maîtrise ou de ne pas comprendre les nouveaux outils digitaux et l’IA, peur pour la sécurité de ses données… Or, la crise sanitaire a forcé les administrateurs de bien, comme de très nombreuses entreprises, à sauter le pas. Cela aura eu le mérite de démontrer que ces nouveaux usages peuvent être utiles, et surtout, qu’ils fonctionnent.

La logique budgétaire

On pourrait penser que les outils de nouvelle technologie, mais aussi les logiciels et outils de pilotage coûtent cher. Or, ces offres sont le plus souvent packagées et accessibles à des prix raisonnables… Elles apportent un ROI démontrable par les gains (temps, efficacité, agilité, collaboration, attractivité vis-à-vis de la clientèle…).

La méconnaissance de l’offre digitale

Ne pas connaître tous les outils à sa disposition représente naturellement un frein pour les utiliser !

SPI, leader de l’édition de logiciels de gestion immobilière

Vous ne savez pas quel logiciel est fait pour vous ? Nous sommes là pour vous aider !  

SPI accompagne au quotidien les professionnels de l’immobilier dans leurs activités de Gestion Locative, de Syndic, de Transaction et de Location Saisonnière grâce à des logiciels complets, intuitifs et innovants.

Objectif : vous faciliter votre quotidien, vous faire gagner en productivité et optimiser vos interactions avec vos clients.  

Notre suite SPI répond à toutes vos problématiques. Plus de 2300 agences en France sont équipées de solutions SPI, pourquoi pas vous ?

Qui sommes-nous ?

La valeur ajoutée de SPI repose sur une parfaite maîtrise des métiers de l’immobilier et le développement de technologies spécifiques offrant des solutions d’avenir. SPI déploie une multitude de services pour assurer à ses clients un environnement de travail optimal. 

SPI est par ailleurs certifiée ISO 9001, une garantie de son engagement qualité sur le long terme.

Conclusion

Qu’ils soient adoptés, seulement envisagés ou encore refusés, les nouveaux usages orientés vers le digital et l’intelligence artificielle s’imposent de plus en plus dans le secteur de l’immobilier, et chez une clientèle en recherche constante de disponibilité, d’efficacité et de rapidité.
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