Pour les administrateurs de biens, la comptabilité est un enjeu central. D’où l’importance d’être doté d’un logiciel complet et performant, mais aussi ergonomique et facile d’utilisation.
Passons en revue les critères essentiels que l’on doit retrouver dans un logiciel pour gérer sa comptabilité en toute sérénité, sans perdre de temps.

Les rôles du comptable

Le comptable occupe une place stratégique de premier plan dans l’administration de biens.

Les rôles du comptable en gestion locative

Tous les mois, le comptable gérance génère le quittancement, afin de facturer à tous les locataires leurs loyer et charges pour le mois ou le trimestre.

Il saisit et paie également les factures de travaux et de charges, comptabilise les entrées et sorties en vue de traiter les remboursements de dépôt de garantie. Il génère un compte rendu de gérance aux propriétaires, et leur reverse les loyers dus. Tous ces éléments sont retranscrits dans une comptabilité « mandants », qui reprend les usages de la comptabilité générale : éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC, etc…

Les rôles du comptable en syndic

Le comptable génère trimestriellement les appels de fonds en fonction du budget qui a été établi avec le gestionnaire de l’immeuble et les envoie à l’ensemble des copropriétaires. Comme le comptable en gestion locative, le comptable en syndic saisit et paie les factures de travaux et de charges. Il génère une répartition de
charge annuelle, qui est adressée avec la convocation d’assemblée générale. Tous ces éléments sont retranscrits dans une comptabilité indépendante par copropriété, qui reprend aussi les usages de la comptabilité générale : éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC, etc…

Quels sont les besoins du comptable ?

Le comptable a besoin de générer automatiquement les opérations comptables chronophages telles que le quittancement en gérance, les appels de fonds en
syndic, les CRG en gérance, et les répartitions de charges en syndic.

Il a également besoin de gérer l’intégralité des opérations comptables nécessaires pour la tenue de la comptabilité mandant (Gérance, Syndic et
Saisonnier).

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Les critères à retenir pour son logiciel de comptabilité

Parce qu’il s’agit d’une tâche quotidienne chronophage qui nécessite une attention minutieuse, la comptabilité mérite un logiciel particulièrement adapté.

Voici les 6 critères essentiels pour vous aider à choisir le bon outil.

1. Les principales fonctionnalités indispensables pour les administrateurs de biens

Pour la gérance :
• Le quittancement et la révision des loyers
• La saisie et le paiement des factures et des appels de fonds
• La régularisation des charges annuelles
• La gestion des entrées et sorties et remboursements des dépôts de garantie
• La réversion des loyers aux propriétaires
• Toutes les fonctionnalités de comptabilité générale :
éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC, etc…

Pour le syndic :
• L’émission des appels de fonds
• La saisie et paiement des factures
• La répartition des charges annuelles
• Toutes les fonctionnalités de comptabilité générale :
éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC, etc…

Les fonctionnalités qui apportent une plus-value :
Certaines fonctionnalités sont un gain de temps et de sécurité indéniable pour optimiser les missions d’un comptable comme :

  • L’importation / exportation et le traitement des fichiers bancaires
  • La traitement automatisé des chèques locataire et copropriétaire avec un lecteur de chèque et la génération d’un fichier d’export bancaire au format TLMC
  • L’importation des fichiers CAF des aides aux logements des locataires, avec intégration automatisée des encaissements correspondants
  • Le lettrage automatisé des écritures d’annulation.
  • La reconnaissance automatisée des factures (LAD/RAD).
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2. Le nombre d’utilisateurs et l’accessibilité

Si pour les petites structures, un logiciel monoposte peut être suffisant, pour les plus grandes agences il est nécessaire d’adopter un outil multi-utilisateurs, qui permet de travailler en simultané sur le même logiciel. Celui-ci peut être accessible partout et à tout moment s’il est hébergé dans le Cloud, ou installé sur un serveur interne.

La fonction multi-utilisateurs est particulièrement pertinente lorsque plusieurs comptables gèrent en même temps des opérations de paiement des factures de gérance ou de syndic. Chaque utilisateur travaille sur son propre portefeuille, et ses opérations sont tracées et historisées de façon individuelle.

3. La facilité d’échange

Il est important d’avoir un logiciel qui facilite les échanges entre les différentes parties d’un dossier : comptables, locataires et colocataires, propriétaires et copropriétaires, mais aussi les établissements bancaires.

Pour cela, l’outil des administrateurs de biens doit leur permettre l’accès à 3 types d’extranet :

  • L’extranet locataire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus à son propriétaire, et dans lequel il peut retrouver les quittances de loyer dont il a besoin.
  • L’extranet propriétaire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus par l’agence, ainsi que les impayés de ses locataires. Il peut aussi y retrouver les comptes-rendus de gérance.
  • L’extranet copropriétaire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus à la copropriété, et retrouver l’ensemble des documents comptables qui concernent la copropriété.

Pour les échanges avec les établissements bancaires, les fonctionnalités de « paiement fournisseur », de « paiement propriétaire », « d’ encaissement locataire » et de « rapprochement bancaire » sont essentielles. 

4. L’ergonomie

Opter pour un logiciel ergonomique et intuitif qui simplifie la navigation et la réalisation des opérations courantes, est un atout considérable pour :

  • Une prise en main facile et rapide des utilisateurs
  • Gagner du temps sur la saisie des factures et les encaissements (locataires ou copropriétaires), et toutes les tâches quotidiennes.
  • Faciliter la correction d’opérations comptables (opération d’extourne avec lettrage automatisé par exemple)
  • Simplifier la recherche de personnes et de leurs comptes clients. L’attractivité de la structure lors de l’embauche de nouveaux collaborateurs
  • L’attractivité de la structure lors de l’embauche de nouveaux comptables

5. La législation et les nouveaux usages

Dans le domaine de l’immobilier, la législation mais aussi les usages, évoluent constamment.

C’est pourquoi il est fondamental d’adopter un outil qui s’adapte en temps réel (ou presque) aux changements législatifs et aux évolutions en matière de nouvelles technologies.

6. Le budget

Bien entendu, le logiciel choisi doit rentrer dans un budget mais doit être fait dans une logique d’investissement et non de coût. Un choix pertinent est un gage de gain d’efficacité.

N’hésitez pas à demander plusieurs devis à différents interlocuteurs, mais aussi à solliciter une « démo » de l’outil pour vous assurer de sa pertinence et de sa performance.

Demandez une démo de votre logiciel de comptabilité

Adopter le logiciel SPI, c’est faire le choix de la performance et du confort

La gamme SPI a fait l’objet d’une refonte totale de l’ergonomie des traitements comptables des administrateurs de bien, permettant un meilleur confort et une meilleure efficience au quotidien.

Nos produits à ADN Microsoft sont conçus pour une prise en main rapide par les collaborateurs, les écrans sont réalisés avec la technologie WPF, ce qui permet aux utilisateurs travaillant sur la suite office et sur Windows 10 une prise en main accélérée.

En plus de tous les éléments cités dans les premiers paragraphes de cet article, retrouvez ci-dessous les avantages ergonomiques que l’on retrouve dans la suite SPI :  

Voici tous les avantages de notre logiciel de comptabilité :

Ajustement de la fenêtre à l’écran / zoom

L’application complète peut être affichée en plein écran, et permet un zoom pour un meilleur confort de travail.

Navigation en onglet

Pour une visualisation immédiate et une meilleure prise en main :

  • Des onglets de différentes couleurs vous permettent une visualisation immédiate et une meilleure prise en main : la Gérance en bleu foncé, le Syndic en bleu ciel, et pour les fiches communes au syndic et à la gérance, un onglet gris.
  • Vous pouvez détacher un onglet pour le déplacer sur un second écran.
  • Enfin le comptable peut utiliser deux écrans, comme pour ouvrir un rapprochement bancaire sur un écran, et le compte d’un fournisseur sur un autre.

Assistance utilisateur dans les traitements

Les principaux traitements métiers et comptables sont chaînés afin de n’oublier aucune étape du processus.

Moteur de recherche global et phonétique

  • La recherche globale permet de trouver un lot, un immeuble,  un propriétaire, un locataire, un colocataire, un garant, un notaire et tous type de tiers.
  • Elle permet de trouver « Kervenoi » en saisissant « Quervenoi ».
  • Elle permet une recherche par nom, prénom, téléphone, email, adresse …
  • Elle permet de lancer une fonction du logiciel tel que le rapprochement bancaire, en saisissant « rappro… ».

Traitement Asynchrone sans blocage de l’application

  • Même avec un traitement qui peut être lourd, l’application n’est pas bloquée : il est possible de recevoir un appel téléphonique, de lancer une recherche, et d’ouvrir la comptabilité de la fiche de l’interlocuteur en simultané. 
  • L’usage multi-utilisateur permet à plusieurs comptables de saisir et payer les factures en simultané.